Praktyka pokazuje, że przedsiębiorcy najczęściej wybierają działalność na podstawie wpisu do CEIDG. Zarejestrowanych w ten sposób jest ponad 80% firm. Jednak prostota, niskie koszty, możliwość wyboru różnych form opodatkowania i łatwość rozpoczęcia i zamknięcia działalności są argumentem nie do przecenienia. Wygląda na to, że ograniczenie odpowiedzialności nie jest tu tak istotnym argumentem. Dopiero na drugim miejscu jest sp. z o.o.
W Polsce na tej podstawie zarejestrowanych jest 12% firm. Co innego, kiedy działalność nam się rozwija, rosną przychody i zyski a wraz z tym skala działalności i koszty. Rozwój wymusza zmiany w organizacji i rachunkowości firmy, a kiedy przekraczamy rocznie 2 mln EUR przychodów (w przeliczeniu na PLN) z mocy przepisów prawnych trzeba przejść na pełną rachunkowość. Koszty organizacji i prowadzenia firmy przestają więc mieć istotne znaczenie, bo i tak muszą być ponoszone albo w ramach wyspecjalizowanej komórki firmy, albo są zlecone profesjonalnej jednostce. Znaczenia nabiera natomiast wystawienie działalności na coraz większe ryzyko. Większa skala, to większe operacje, większe zobowiązania i więcej możliwości, że coś pójdzie nie tak. Nie jest trudno wyobrazić sobie sytuację, że kontrahent dostarczy nam wadliwy towar a mimo to zażąda zapłaty. Towaru nie sprzedamy, a zostaniemy długiem. Procesy sądowe toczą się latami, a wynik niepewny. Może się też zdarzyć na przykład sytuacja, że kooperant obciąży nas wysoką karą umowną. Nagle się okazuje, że nieprzewidziane zdarzenie powoduje utratę nie tylko firmy, ale całego życiowego dobytku. Prowadząc działalność indywidualną, warto więc w pewnym momencie zastanowić się czy nie zmienić formy działalności na spółkę kapitałową, czyli taką, gdzie odpowiedzialność za firmą ograniczona jest do wysokości kapitałów tej spółki. Kiedy to zrobić? Najwłaściwszy wydaje się ten moment, kiedy zmiana formy nie ma zbyt dużego wpływu na koszty organizacyjne (np. księgowość i tak jest prowadzona), natomiast nowa forma w znacznym stopniu wpływa na bezpieczeństwo właściciela firmy. Minusem prowadzenia działalności w formie spółki z o.o. jest fakt podwójnego opodatkowania. Zysk spółki opodatkowany jest podatkiem dochodowym 19%. Kiedy udziałowiec wypłaca zysk w formie dywidendy płaci i tak podatek od zysków kapitałowych. Prowadząc działalność jako przedsiębiorca indywidualny, lub wspólnik spółki osobowej płaci się tylko podatek dochodowy. Warto jednak rozważyć co jest w danym momencie istotniejsze. W sukcesywnie powiększającej się firmie od pewnego momentu gros zysków idzie na rozwój działalności, a przedsiębiorca wypłaca tylko część z nich. Podwójne opodatkowanie przestaje mieć więc tak istotne znaczenie. Natomiast ryzyko rośnie wraz z powiększaniem skali działalności.
Te wszystkie argumenty są istotne przy planowaniu dalszego rozwoju zarówno dla firmy jak i dla właściciela.
Spółka cywilna jest najprostszą formą prowadzenia biznesu. Jeśli masz wspólnika do którego masz 200% zaufania, nie planujesz współpracy z bardzo dużymi kontrahentami, a perspektywa bardzo szybkiego rozwoju Twojej firmy i zdominowania rynku na którym działasz, jest odległa to jest to bardzo przyjazna forma prowadzenia działalności gospodarczej.
Spółka z o.o. jest droższa w założeniu i jej prowadzeniu ale zapewnia większe bezpieczeństwo majątkowe jej udziałowcom. Wspólnicy spółki z o.o. nie są zobowiązani do płacenia składek ZUS. Ta forma działalności gospodarczej przeznaczona jest dla podmiotów działających wśród dużych graczy na mocno konkurencyjnym rynku.
Korzyści z przekształcenia spółki cywilnej w spółkę z o.o. są oczywiste biorąc pod uwagę odpowiedzialność wspólników .
Należy jednak mieć na względzie, że zasady odpowiedzialności ulegają co prawda zmianie z dniem przekształcenia, czyli z chwilą wpisu spółki przekształconej (spółki z o.o.) do rejestru przedsiębiorców, jednak wspólnicy spółki cywilnej odpowiadają na dotychczasowych zasadach (czyli całym swoim majątkiem) solidarnie ze spółką z ograniczoną odpowiedzialnością za zobowiązania spółki powstałe przed dniem przekształcenia przez okres trzech lat licząc od dnia przekształcenia (art. 574 kodeksu spółek handlowych).
Dlatego przekształcenie nie zawsze będzie skuteczną ucieczką od długów powstałych w ramach funkcjonowania spółki cywilnej.
Nowo powstała spółka z o.o. po przekształceniu ze spółki cywilnej przejmuje wszystkie prawa i obowiązki cywilnoprawne (przede wszystkim wynikające z różnych umów). Wyjątkiem może być sytuacja, w której w zawartych przez spółkę cywilną umowach znajdowały się klauzule rozwiązujące te umowy w przypadku przekształcenia spółki.
Przekształcenie spółki powoduje pełną kontynuację wszelkich stosunków prawnych z zakresu prawa pracy. Z dniem przekształcenia spółka z o.o. staje się pracodawcą w miejsce spółki cywilnej.
W sferze praw i obowiązków administracyjno-prawnych obowiązuje zasada tzw. warunkowej kontynuacji. Oznacza to, że uprawnienia wynikające z zezwoleń, koncesji lub ulg uzyskanych na podstawie decyzji administracyjnych przechodzą na spółkę przekształconą, chyba że w ustawie lub samej decyzji zastrzeżono inaczej.
Różnice między spółką cywilną a spółką z o.o.
Wiele osób zamierzających rozpocząć prowadzenie działalności gospodarczej lub zwiększyć skalę dotychczas prowadzonego przedsięwzięcia biznesowego poprzez dopuszczenie do spółki nowego wspólnika staje przed następującym wyborem: spółka cywilna czy spółka z ograniczoną odpowiedzialnością.
Różnice pomiędzy spółką cywilną oraz spółką z ograniczoną odpowiedzialnością:
1. Czas i koszty powołania
Spółka cywilna to najtańsza forma „zespołowego” prowadzenia działalności gospodarczej, możemy ją założyć praktycznie z marszu: umowa spółki na piśmie, zgłoszenie do CEIDG, założenie rachunku bankowego i ewentualne zgłoszenie do VAT. Założenie działalności praktycznie bezkosztowe.
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością wymaga więcej czasu i poniesienia kosztów. Umowa spółki w formie aktu notarialnego wymaga opłaty kosztów notarialnych (można założyć spółkę przez internet, ale jej rejestracja trwa aktualnie kilka dni), klasyczny wpis do KRS to 500 zł. Koszt założenia spółki z o.o. to w formie uproszczonej (przez internet) to minimum 375 zł, a w sposób klasyczny to wydatek minimum 800 zł.
2. Stopień wyodrębnienia samej spółki od osób jej wspólników
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest osobą prawną, co oznacza, że jest podmiotem całkowicie wyodrębnionym od swoich wspólników. Dzięki temu spółka z o.o. może sama nabywać prawa i obowiązki majątkowe (na przykład zawierać umowy), być stroną postępowań administracyjnych (na przykład składać wniosek o pozwolenie na budowę), czy stroną postępowań sądowych (na przykład wnosić pozwy przeciwko swoim dłużnikom).
W przypadku spółki cywilnej wygląda to zupełnie inaczej – spółka ta jest tylko umową zawartą pomiędzy jej wspólnikami. Na skutek zawarcia umowy spółki cywilnej nie powstaje żadna jednostka organizacyjna wyodrębniona od osób wspólników. Oznacza to, że to wspólnicy łącznie nabywają prawa i obowiązki, są stronami postępowań administracyjnych, czy sądowych.
3. Odpowiedzialność
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością to generalnie brak odpowiedzialności wspólników za długi spółki. Dzięki temu, że spółka z ograniczoną odpowiedzialnością posiada swoją podmiotowość prawną jej wspólnicy nie ponoszą odpowiedzialności za długi. Od tej zasady są jednak pewne wyjątki – na przykład jeżeli wspólnik spółki z o.o. pełni jednocześnie funkcję członka zarządu tej spółki, to może on ponosić odpowiedzialność wobec wierzycieli tej spółki jeżeli w odpowiednim momencie nie złoży wniosku o ogłoszenie upadłości.
Spółka cywilna to z kolei pełna odpowiedzialność wspólników za długi spółki. Odpowiedzialność wspólników spółki cywilnej za długi spółki ma charakter solidarny – jest to odpowiedzialność o bardzo restrykcyjnym charakterze. Oznacza ona, że każdy ze wspólników odpowiada za długi spółki w pełnej wysokości, a to od wierzyciela zależy do kogo skieruje on swoje roszczenia. Może być nawet tak, że zapłaty długów będzie żądał wyłącznie od jednego wspólnika, który takiemu żądaniu będzie się musiał podporządkować. Wspólnicy nie pozostają jednak całkowicie bezbronni – możliwe jest na przykład skorzystanie z instytucji przypozwania, czy regresu wobec pozostałych wspólników spółki.
4. Sposób funkcjonowania
Jedną z największych zalet spółki cywilnej jest prostota funkcjonowania. Jako spółka cywilna działają wspólnicy, decyzje najczęściej są podejmowane w sposób niesformalizowany, spółka nie jest wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego, zaś zasady opodatkowania są proste i przejrzyste – podatek dochodowy płaci każdy ze wspólników spółki, zaś sama spółka nie musi go płacić ponieważ jest jedynie umową organizującą zasadę współpracy jej wspólników.
Zupełnie inaczej wygląda to w przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Dla założenia spółki konieczny będzie udział notariusza (umowa spółki z o.o. wymaga zachowania formy aktu notarialnego, chociaż możliwe jest też rejestracja spółki przez internet), księgowość jest bardziej skomplikowana, decyzje w spółce są podejmowane przez organy (przynajmniej przez zarząd oraz zgromadzenie wspólników). Także od strony podatkowej wygląda to bardziej skomplikowanie – w przypadku spółki z o.o. występuje tak zwane podwójne opodatkowanie. Oznacza to, że podatek dochodowy jest płacony najpierw przez spółkę z o.o., następnie zaś od zysku wypłaconego ze spółki przez wspólników.
dr Aneta SzadkowskaPrezes Zarządu